Consiglio comunale e commissioni consiliari in emergenza Covid-19

Con l'atto PG 40626/2020, il Presidente del Consiglio Comunale ha dato disposizioni per il funzionamento del Consiglio Comunale e delle Commissioni consiliari in modalità a distanza, in riferimento alle misure di semplificazione in materia di organi collegiali previste dall'art. 73 del Decreto Legge 17 marzo 2020 n. 18.

Fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri il 31 gennaio 2020 (31 luglio 2020) o comunque a diversa data in cui questo dovesse essere eventualmente prorogato, le sedute del Consiglio Comunale e delle Commissioni consiliari sono trasmesse in streaming e pubblicate sul canale Youtube del Consiglio comunale del Comune di Ferrara.

Ecco le disposizioni:

1 - Generalità e principi sedute a distanza

La partecipazione alle riunioni del Consiglio comunale e delle sue articolazioni previste dal Regolamento del Consiglio comunale è consentita anche in forma telematica mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, consentendo che tutti i componenti l’Organo ed il Segretario verbalizzante partecipino a distanza, da luoghi diversi dalla sede comunale.
Le sedute, in via convenzionale, si intendono effettuate sempre presso la sede istituzionale del Comune.
Le condizioni contenute nel presente provvedimento devono sussistere ai fini della validità della seduta e delle deliberazioni.

2 - Tecnologia necessaria

Per il collegamento in videoconferenza possono essere utilizzati i programmi reperibili sul mercato. In via prioritaria verranno utilizzati quelli per i quali l’Amministrazione paga già un canone per il loro utilizzo come prodotto singolo o ricompreso in pacchetti applicativi più articolati. In via subordinata quelli di libero utilizzo o comunque messi a disposizione dell’Amministrazione senza oneri aggiuntivi ed infine quelli a pagamento (anche come riserva). Gli strumenti necessari, ad esempio webcam e microfono, possono essere messi a disposizione dall’Amministrazione o essere direttamente di proprietà dagli interessati (ad esempio PC, telefoni cellulari, piattaforme on line) e dovranno essere idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza.

Al momento della convocazione della seduta saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso alla piattaforma utilizzata. Nel caso la piattaforma abbia problemi tecnici che la rendano totalmente o parzialmente inutilizzabile si potrà, se tecnicamente possibile, supplire con un sistema telematico di collegamento di riserva alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea.

Le strumentazioni e gli accorgimenti tecnologici adottati al suddetto scopo devono assicurare:

• la massima sicurezza possibile del sistema;
• la possibilità immediata a tutti i partecipanti della riunione di:
  • percepire la presenza in remoto degli altri partecipanti, escludendo partecipazioni segrete;
  • intervenire nella discussione;
  • effettuare una votazione palese per appello nominale (non è compatibile con il voto segreto). 
• Non possono essere trattate nelle sedute in videoconferenza proposte di deliberazione che prevedano la votazione con scrutinio segreto.

3 - Metodologia, regolazione e verbalizzazione

1. Per la validità dell’adunanza restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza, così come i quorum deliberativi previsti dal vigente regolamento di funzionamento, da accertare tramite verifica oculare delle presenze e relativa attestazione sul verbale. Delle circostanze effettive di partecipazione alla seduta il Segretario darà evidenza nel relativo processo verbale, indicando i nominativi dei componenti intervenuti.
2. La presenza alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza; il Segretario attesta la presenza dei componenti mediante appello nominale, compreso il momento del voto.
3. Le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Presidente, il quale indica le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale –audio;
4. Ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Presidente e al Segretario, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno.
5. Nell’ipotesi in cui nell’ora prevista per l’inizio delle sedute in videoconferenza o durante lo svolgimento delle stesse, vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso alla seduta se il numero legale dei Consiglieri regolarmente collegati è garantito, considerando assente giustificato il Consigliere che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, la seduta deve essere considerata deserta e si procede secondo quanto stabilito in tal caso dal Regolamento per il funzionamento del Consiglio comunale. Per la verifica del numero legale nelle sedute in videoconferenza si rinvia a quanto previsto dal Regolamento per il funzionamento del Consiglio comunale.
6. Nel caso in cui, durante una votazione, si manifestino dei problemi di connessione e non sia possibile ripristinare il collegamento video in tempi brevi, la seduta viene sospesa. 
7. La seduta del Consiglio può esser resa pubblica con un collegamento dedicato in streaming e/o altra forma equivalente, salvo problemi tecnici contingenti che comunque non inficino la validità della stessa. Ne sarà assicurata in ogni caso la pubblicazione del tracciato audiovideo in modalità asincrona sul sito comunale.
8. La seduta in videoconferenza delle Commissioni permanenti e delle altre Commissioni previste dal Regolamento del Consiglio comunale, avviene di norma tra i componenti ed il Segretario della Commissione verbalizzante, ed eventuali Dirigenti se necessario. Per la pubblicità di queste sedute si applica quanto disposto dal precedente comma 7.
9. In caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario o del suo vicario, e secondo le modalità sopra indicate.

4 - Disposizioni finali

Per quanto non previsto nel presente atto, si fa rinvio alle disposizioni contenute nel vigente Statuto e Regolamento per la disciplina del funzionamento del Consiglio Comunale e delle Commissioni consiliari.

Relativamente alla convocazione e alla trasmissione degli atti e documenti da sottoporre all’esame dell’Assemblea consiliare si provvederà mediante invio telematico degli stessi.

Gli atti e i documenti oggetto di esame da parte delle Commissioni consiliari saranno trasmessi ai componenti delle Commissioni per via telematica inseriti in una cartella condivisa